Mik azok a kintlévőségek, és hogyan kezeld őket stresszmentesen?

Ugye ismerős a helyzet: elvégezted a munkát, kiállítottad a számlát, elvileg már csak meg kell jönnie a pénznek… aztán telnek a napok, hetek, és még mindig semmi.

Nézzük meg, hogyan tudod ezt a stresszes helyzetet megelőzni, kezelni, sőt akár rendszerbe foglalni!

Mi is az a kintlévőség pontosan?

Kintlévőségnek nevezzük azokat a lejárt számlákat, amelyeket az ügyfelek még nem fizettek ki, tehát a pénz már járna neked, de nem érkezett meg. Ettől függetlenül a kiadásaid mennek tovább – ezért különösen fontos, hogy kezelve legyen ez a helyzet.

Miért ne halogasd a kezelést?

• Elcsúszik a cash flow-d – kevesebb pénz áll rendelkezésre működésre,

• Te stresszelsz, nem az ügyfél,

• Végül elmarad a profitod annak ellenére, hogy dolgoztál.

Ha sok a kintlévőséged, nem tudsz tervezni, beruházni, vagy akár időben bért fizetni. Ilyen apróságokon múlhat egy vállalkozás stabilitása.

5 stresszmentes módszer a kezelésükre

1. Állíts be automatizált számlázást és emlékeztetőt

Használj olyan rendszert, ami:

• időben kiállítja a számlát,

• figyelmeztet, ha nem érkezik meg a pénz,

• és akár e-mailt is küld az ügyfélnek automatikusan.

Tipp: Billingo, Számlázz.hu, MiniCRM – mind tudják ezeket.

2. Dolgozz előleggel vagy részletekben

Ez főleg új ügyfeleknél életmentő:

• kérj 30–50% előleget a munka megkezdése előtt,

• vagy dolgozz mérföldköves fizetéssel, ha nagyobb projektről van szó.

3. Legyen fizetési szabályzatod

Nem kell bonyolult jogi szöveg, de legyen egy érthető és következetes rendszer:

• hány nap a fizetési határidő,

• mikor és milyen formában küldesz emlékeztetőt,

• van-e késedelmi kamat vagy adminisztrációs díj.

4. Kommunikálj világosan, de határozottan

Sokan nem szándékosan nem fizetnek. Egy-egy udvarias, de egyértelmű e-mail vagy telefonhívás meglepően gyorsan megoldhatja a helyzetet.

5. Tarts nyilvántartást!

Ha egyszerre több ügyféllel dolgozol, nehéz fejben tartani, ki fizetett már, és ki nem. Használj táblázatot vagy rendszert a követésre, például:

• Google Sheet,

• kintlévőség-figyelő sablon,

• vagy egy könyvelői asszisztens segítsége.

+1: Szervezd ki a követeléskezelést!

Neked nem az a dolgod, hogy "behajts" – hanem az, hogy szolgáltass, vezess, építs.
Számos könyvelőiroda vagy virtuális asszisztens átvállalja a kintlévőség-kezelést, így te azzal foglalkozhatsz, amihez igazán értesz.

Fordulj hozzánk bizalommal!

Segítünk rendszert vinni a számlázásba, figyelmeztetésekbe, és akár a követeléskezelési folyamatba is.
Kiszervezheted nekünk, mi pedig diszkréten, de hatékonyan kezeljük a helyzetet – úgy, hogy közben megmarad a jó kapcsolat az ügyfeleiddel is.